Die Mitarbeiterzufriedenheit ist für jeden Geschäftsbereich wichtig, ebenso wie jede Abteilung eine Rolle bei der Verbesserung der Mitarbeitererfahrung spielt. Das Kostenmanagement wird jedoch oft übersehen. Und das, obwohl es als Zeichen der Wertschätzung für die Mitarbeiter und der Bereitschaft einer Organisation, sich um ihr Wohlergehen zu kümmern, gewertet werden kann. Es gibt jedoch vier Möglichkeiten, wie Unternehmen die Ausgabenprozesse verbessern können.

Das geht aus einer aktuellen Studie von SAP Concur zum Thema Spesenmanagement und Employee Experience hervor. Viele Arbeitnehmer machen sich Sorgen um ihre persönlichen Finanzen, besonders jetzt, wo die Lebenshaltungskosten in den Niederlanden in die Höhe schießen. Aufgrund dieser hohen Kosten und Bedenken der Mitarbeiter geraten Finanzprozesse und Erstattungen zunehmend auf den Prüfstand. Spesenmanagement war daher noch nie so wichtig, um eine gute Beziehung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern aufrechtzuerhalten, erklärt SAP Concur.

Geschätzt und unterstützt

Ein einfacher Spesenprozess, eine schnelle Erstattung und aktuelle Richtlinien geben den Mitarbeitern das Gefühl, von ihrem Arbeitgeber geschätzt und unterstützt zu werden. Umständliche Prozesse hindern Mitarbeiter tatsächlich daran, Spesenabrechnungen voll auszuschöpfen, was dazu führt, dass Mitarbeiter sich selbst als unwichtig ansehen.

Einige Mitarbeiter finden auch komplexe Spesenprozesse einschüchternd. Sie haben Angst, versehentlich Betrug zu begehen, ihre Arbeitsplatzsicherheit durch etwas Falsches zu gefährden, oder können es sich nicht leisten, auf eine Rückerstattung zu warten. Die Umfrage zeigt, dass fast die Hälfte (48 %) der niederländischen Arbeitnehmer befürchten, dass ihre Vorgesetzten eine schlechte Meinung von ihnen haben, wenn ihre Spesenabrechnungen hoch sind. Dies deutet darauf hin, dass einige Arbeitnehmer zögern, alle ihre Geschäftsausgaben anzugeben. Unterdessen befürchten 54 %, Ärger mit ihrem Vorgesetzten zu bekommen, wenn sie ihre Ausgaben falsch melden.

SAP Concur identifiziert vier Schritte, die Finanz- und Personalteams unternehmen können, um Prozesse und Spesenrichtlinien zu verbessern und ihre Mitarbeiter in diesen schwierigen Zeiten zu unterstützen.

1. Nutzen Sie Technologien wie KI und Automatisierung

Die Art und Weise, wie viele Spesenmanagementrichtlinien konzipiert sind, geht nicht auf die aktuellen Herausforderungen ein, denen sich Unternehmen und Mitarbeiter gegenübersehen. Neue oder unbekannte manuelle Aufgaben von Mitarbeitern sorgen oft für Turbulenzen in Spesenprozessen.

Automatisierungstechnologien können effiziente und einfache Prozesse unterstützen. Organisationen, die solche Technologien bereits implementieren, profitieren von einer verbesserten Mitarbeitererfahrung und -effizienz. Das entlastet den Mitarbeiter und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.

Die Mitarbeiter sind sich einig – die Umfrage von SAP Concur zeigt, dass 51 % der niederländischen Mitarbeiter die Automatisierung des Spesenabrechnungsprozesses als die beste Möglichkeit betrachten, ihn zu vereinfachen. Auch digitale Tools sind auf dem Vormarsch, wobei 68 % der Finanz- und Personalentscheidungsträger bereits KI verwenden, um sicherzustellen, dass die Gehälter den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Darüber hinaus geben 58 % an, dass digitale Tools ihnen dabei helfen, die Ausgaben ihres Unternehmens effektiver zu verwalten. Ohne diese digitalen Tools müssen Finanz- und Personalteams mehr Zeit für manuelles, ineffizientes Debugging und Compliance-Prüfungen aufwenden.

2. Mitarbeiter regelmäßig um Feedback bitten

Die Art und Weise, wie Unternehmen auf die Herausforderungen des Spesenmanagements reagieren, erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und verbessert die Bindung von Talenten oder schafft einen Engpass in der Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Das Talent wird deswegen aufgeben.

Mitarbeiter befassen sich routinemäßig mit dem Spesenprozess, daher müssen Unternehmensleiter verstehen, wie sie ihn verbessern können, indem sie ihre Mitarbeiter um Input bitten. Die Umfrage zeigt, dass 90 % der niederländischen Mitarbeiter angeben, dass Feedbackinitiativen zur Messung der Zufriedenheit in ihrem Unternehmen abnehmen, nur 32 % geben an, dass dies häufig vorkommt.

Laut SAP Concur müssen Unternehmen verstehen, wie wichtig es ist, Feedback zu initiieren, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. Es kann helfen, Stress am Arbeitsplatz ohne direkte finanzielle Unterstützung abzubauen. Nur durch Gespräche mit Mitarbeitern können Arbeitgeber verstehen, welche Schulungen relevant sind oder welche Richtlinien sie verbessern können, damit sich die Mitarbeiter bei den Ausgaben wohler fühlen.

3. Kreative und starke Ausgabenpolitik, die auf die Zukunft ausgerichtet ist

Spesen- und Rechnungsmanagementsysteme hatten lange den Ruf, zeitaufwändig und schwer nachzuverfolgen zu sein, aber das könnte anders sein.

Das Problem unzureichender und zeitaufwändiger Spesenabrechnungen wird durch die aktuelle Wirtschaftslage verschärft und ist frustrierend für die Mitarbeiter. Gleichzeitig sind Unternehmen bestrebt, Ineffizienzen zu reduzieren und Kosten zu senken. Dies kann bei gleichzeitiger Verbesserung der Verfahren und Richtlinien zur Unterstützung der Mitarbeiter erfolgen.

Die Spesenpolitik sollte klar und einfach sein. Die Version des Mitarbeiters sollte alle Punkte klar darstellen, die Grundlagen abdecken und keinen juristischen oder Unternehmensjargon enthalten. Es muss auch zugänglich sein. Je einfacher die Richtlinie zu verstehen und zu finden ist, desto einfacher ist es für die Mitarbeiter, sie zu befolgen und durchzusetzen. Darüber hinaus sollten sich Arbeitgeber darüber im Klaren sein, dass sich Ausgabenarten und -bedingungen in den letzten Jahren durch Trends wie das Arbeiten von zu Hause aus geändert haben.

4. Stellen Sie sicher, dass Manager die Richtlinie transparent und offen kommunizieren

Technologien wie KI und Automatisierung sind entscheidend, müssen aber mit einer Kultur der Transparenz und offenen Kommunikation kombiniert werden. Dies verbessert die Beziehungen und ermöglicht es den Mitarbeitern, den Spesenprozess einfach zu navigieren. Finanz- und Personalteams können den Prozess dann effektiv verwalten.

Alle Richtlinienaktualisierungen müssen allen Mitarbeitern klar mitgeteilt werden. Die Erklärung der Gründe für Richtlinienänderungen und wie diese Änderungen allen Mitarbeitern zugute kommen können, hilft bei der Annahme und Einhaltung. Es ist wichtig, dass eine Richtlinie befolgt wird, aber auch, dass alle zur Rechenschaft gezogen werden – ausnahmslos, unabhängig von ihrer Position und ihrem Status –, damit sie für alle transparent bleibt.

Der Bericht „Expense Management in Times of Inflation: How to Improve the Employee Experience“ basiert auf den Meinungen von 2.500 Mitarbeitern, die regelmäßig zur Arbeit reisen, sowie von 750 Entscheidungsträgern im Finanzbereich und 750 Personalentscheidungen in Unternehmen. Die Studie wurde von Coleman Parkes im Juli und August 2022 in Belgien, Frankreich, Deutschland, Österreich, Italien, den Niederlanden, Skandinavien, Spanien und dem Vereinigten Königreich durchgeführt.